Bất kỳ công việc nào bạn cũng cần phải lập kế hoạch để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất. Đối với những công việc đơn giản bạn chỉ cần những kế hoạch đơn giản nhưng với những công việc phức tạp đồi hỏi 1 bản kế hoạch phải cụ thể, chi tiết. Chính vì vậy chúng tôi sẽ chỉ cho bạn kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhất qua bài viết này nhé!
Table of Contents
Kỹ năng lập kế hoạch cần những gì?
Để có thể lập kế hoạch hiệu quả thì bạn cần phải có kỹ năng tư duy và lập kế hoạch. Bạn cần phải tư duy logic sắp xếp những công việc hợp lý về thời gian, nguồn lực… Bạn phải tư duy chiến lược để có thế hoạch định rõ ràng kế hoạch nhanh chóng đạt được những mục tiêu đặt ra.
Ngoài kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược bạn cũng cần xác định các kỹ năng lập kế hoạch sau để lập kế hoạch hiệu quả:
- Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc
- Từ mục tiêu xây dựng lên nội dung những việc cần làm
- Xây dựng kế hoạch theo trình tự logic phù hợp với thời gian, địa điểm, nguồn lực
- Tập trung triển khai thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng
- Dựa trên tình hình thực tế linh hoạt điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp
- Kiểm tra và kiểm soát kế hoạch, ưu tiên kiểm tra những công việc quan trọng
Cần các kỹ năng lập kế hoạch và tư duy
Giải pháp lập kế hoạch hiệu quả
Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc
Viên gạch đầu tiên có vai trò rất quan trọng đặt nền móng cho toàn bộ kế hoạch đó là thiết lập mục tiêu và xác định yêu cầu của công việc. Các mục tiêu cần xác định rõ những gì cần đặt được bằng chính sách, thủ tục, quy tắc, chiến lược, ngân sách, nhân lực…
Để thiết lập mục tiêu và yêu cầu hợp lý bạn có thể áp dụng phương pháp SMART:
S – Specific : Cụ thể
M – Measurable : Đo lường được
A – Attainable : Khả thi
R – Relevant : Liên quan
T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành
Thiết lập mục tiêu bằng phương pháp SMART
Từ mục tiêu xây dựng lên nội dung những việc cần làm
Khi bạn đã có được mục tiêu cụ thể thì bạn cần phải liệt kê được những công việc cần phải làm. Hãy bắt đầu suy nghĩ và viết ra giấy tất cả những công việc bạn cần làm sau đó lập thành 1 danh sách công việc.
Để tránh bỏ sót công việc nào hãy liệt kê nó theo một trình từ về không gian, thời gian. Bạn có thể liệt kê từ trong ra ngoài, ngoài vào trong hay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Lên danh sách các công việc cần làm
Xây dựng kế hoạch theo trình tự logic phù hợp với thời gian, địa điểm, nguồn lực
Bước tiếp theo khi bạn đã có đầy đủ nội dung công việc bạn cần phải sử dụng kỹ năng tư duy và lập kế hoạch để có thể sắp xếp công việc logic. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, phù hợp về thời gian, địa điểm hợp lý, tận dụng được tối đa nguồn lực.
Bạn có thể sử dụng phương pháp 5W1H2C3M để có thể lập xây dựng kế hoạch hiệu quả nhất.
Phương pháp 5W1H2C5M xây dựng kế hoạch
Tập trung triển khai thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng
Tập trung là yếu tố giúp bạn triển khai công việc hiệu quả và đạt năng suất cao nhất. Tập trung toàn bộ sức lực, tâm trí để có thể nhanh chóng hoàn thành công việc giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành mục tiêu thậm chí còn vượt chỉ tiêu đã đề ra.
Chuyên tâm làm những công việc đã được lên kế hoạch từ trước còn giúp bạn không bị xao nhãng hay làm những công việc vô ích ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch.
Tập trung thực hiện kế hoạch công việc
Dựa trên tình hình thực tế linh hoạt điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp
Kế hoạch nào đề ra cũng không thể tránh được có những sai sót nhỏ hay khuyết điểm. Trong khi thực hiện kế hoạch bạn cần phải linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để nó hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó việc biến đổi của thị trường, đối thủ hay các yếu tố không lường trước cũng gây ảnh hưởng đến kế hoạch. Hãy tính toán hợp lý hoặc có những phương án dự trù để kế hoạch được vận hành trơn tru không bị trì hoãn.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải ai cũng biết
Điều chỉnh kế hoạch phù hợp thực tế
Kiểm tra và kiểm soát kế hoạch, ưu tiên kiểm tra những công việc quan trọng
Cần phải kiểm tra và kiểm soát công việc liên tục để xem tiến độ hoàn thành công việc. Đánh giá chất lượng công việc theo từng giai đoạn để biết mình có đang đi đúng hướng mục tiêu hay không. Ngoài ra còn giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện bản thân qua giai đoạn.
Kiểm tra và đánh giá tiến độ kế hoạch
Ví dụ về lập kế hoạch chiến lược
Ví dụ về lập kế hoạch chiến lược cải thiện sự hài lòng khách hàng
Mục tiêu: Tăng sự hài lòng khách hàng từ 80% lên 85% bằng cách nâng cấp hội nghị khách hàng thường niên cuối năm
Thời hạn: 1 tháng
Chuẩn bị:
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban
- Tổ chức họp hàng tuần để đánh giá tiến độ công việc
- Xây dựng kế hoạch tổ chức họp vào đầu tháng để lấy ý kiến mọi người
- Chuẩn bị bảng đánh giá, khảo sát gửi đến khách hàng
Nhiệm vụ:
- Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức
- Xây dựng khung chương trình hoạt động
- Mời diễn giả, khách mời đến tham dự hội nghị
- Phát triển các sự kiện truyền thông, hoạt động xã hội
- Gửi lời mời đến khách hàng
Tư duy và lập kế hoạch chiến lược
Trên đây là bài viết về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn đưa ra những bản kế hoạch hoàn thiện nhất. Để đọc thêm bài viết khác bạn có thể truy cập thanhnienvietham.edu.vn nhé!
