Có rất nhiều phương pháp khác nhau để lập kế hoạch phổ biến nhất đó là phương pháp mô hình 5W1H. Mô hình 5W1H trong lập kế hoạch có rất nhiều biến thể có thể kể đến như là 5W2H, 5W1H2C5M… Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn các mô hình 5W1H trong lập kế hoạch để bạn có thể lập kế hoạch một cách dễ dàng!
Table of Contents
Tại sao cần phải lập kế hoạch?
Lập kế hoạch để giúp bạn có thể phân bổ nguồn lực hiện có, xây dựng các phương thức, phương tiện để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định và nhanh nhất.
Ngoài ra lập kế hoạch còn giúp bạn có thể phân tích, dự đoán được thị trường, đề phòng rủi ro và chủ động tìm ra những biện pháp khắc phục.
Xem thêm: 6 phương pháp kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả dành cho bạn
Lập kế hoạch quan trọng với cá nhân và doanh nghiệp
Kỹ năng lập kế hoạch 5W1H
5W1H là viết tắt của 6 câu hỏi lần lượt là What (Cái gì?), Who (Ai?), When (Khi nào?), Where (Ở đâu?), Why (Tại sao), How (Như thế nào). Áp dụng vào để lập bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu thì bạn cần phải trả lời cả 6 câu hỏi trên:
- What: Xác định công việc là gì? Nội dung công việc là gì? Bao gồm những bước nào? Ưu tiên sắp xếp thứ tự làm việc theo từng bước như thế nào?…
- Who: Ai là người làm? Ai là người kiểm tra giám sát? Ai là người hỗ trợ? Ai là người chịu trách nhiệm?…
- When: Công việc được thực hiện khi nào? Trong thời gian bao lâu? Khi nào giao việc? Khi nào kết thúc công việc?…
- Where: Công việc đó được thực hiện ở đâu? Địa điểm giao hàng ở đâu? Bộ phận kiểm tra ở đâu? Thử nghiệm ở công đoạn nào?…
- Why: Xác định mục tiêu của công việc. Tại sao phải làm công việc này? Ý nghĩa của công việc này là gì? Nếu không làm có hậu quả gì không?
- How: Cách thức, phương pháp thực hiện như thế nào? Công cụ, thiết bị, máy móc yêu cầu như thế nào? Làm như thế nào là tối ưu nhất?…
Mô hình 5W1H áp dụng trong lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch 5W2H
Phương pháp 5W2H cũng giống như phương pháp 5W1H chỉ khác duy nhất là bổ sung thêm 1 câu hỏi nữa đó là How much/ How many (Bao nhiêu).
- How much/ How many: Xác định ngân sách cần cho công việc. Cần bao nhiêu tiền cho công việc này? Cần bao nhiêu tiền để xoay vòng vốn?…
Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một bài toán hóc búa của cá nhân cũng như là doanh nghiệp. Cần phải dự trù, tính toán, ước lượng được ngân sách để không bị sai lệch. Ngoài ra còn phải dự đoán được giá cả thị trường cũng như là đề phòng rủi ro gặp phải.
Mô hình 5W2H bổ sung thêm 1 câu hỏi về ngân sách
Kỹ năng lập kế hoạch 5W1H2C5M
Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M cũng là một biến thể của phương pháp 5W1H. Tuy nhiên phương pháp này được mở rộng thêm về phần kiểm soát, kiểm tra công việc và xác định nguồn lực để thực hiện công việc.
5W1H2C5M mở rộng thêm kiểm tra, kiểm soát và nguồn lực
2C trong lập kế hoạch
2 chữ C bao gồm Control (Kiểm soát) và Check (Kiểm tra):
- Control: Xác định cách thức, phương thức kiểm soát. Công việc đó có đặc tính gì? Làm thế nào để đo đặc tính đó? Đo bằng thiết bị, công cụ gì? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và bao nhiêu điểm kiểm soát trọng yếu?…
- Check: Xác định phương pháp kiểm tra. Có bao nhiêu bước cần kiểm tra? Tần suất kiểm tra như nào? Ai là người kiểm tra? Những điểm nào là điểm kiểm tra trọng yếu?…
Những điểm trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80) tức là nó chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm 80% sai sót.
Cần phải kiểm soát và kiểm tra kỹ những điểm trọng yếu
5M trong lập kế hoạch
5M bao gồm Man (Con người), Money (Tiền), Material (Nguyên vật liệu/ Hệ thống cung ứng), Machine (Máy móc/Công nghệ), Method (Phương pháp làm việc).
- Man: Nguồn nhân lực. Ai thực hiện, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của họ có phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Có nguồn lực dự phòng không?
- Money: Nguồn ngân sách, kinh phí triển khai
- Material: Tiêu chuẩn nguyên vật liệu? Phương thức vận chuyển? Nhà cung ứng? Thời gian giao hàng?…
- Machine: Cần máy móc nào? Cần thiết bị nào? Yêu cầu công nghệ như thế nào?…
- Method: Cách thức làm việc? Phương thức làm việc? Giải pháp giải quyết rủi ro là gì?…
Xác định nguồn lực để thực hiện công việc
Trên đây là bài viết về mô hình 5W1H và các mô hình mở rộng của 5W1H trong lập kế hoạch. Nếu bạn muốn đọc thêm nhiều bài viết khác có thể tìm trên thanhnienvietnam.edu.vn nhé!
