Từ lâu điện thoại đã trở nên phổ biến khi bất cứ ai trong số chúng ta cũng sở hữu cho mình 1 chiếc điện thoại để có thể liên lạc. Chình vì sự phổ biến của điện nên bất cứ bạn ở đâu làm gì thì bạn cũng cần có phải có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại mà bạn không thể thiếu qua bài viết dưới đây nhé!
Table of Contents
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là gì?
Giao tiếp qua điện thoại là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất hiện nay vì đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi. Bạn có thể ngồi một chỗ mà có thể gọi điện đi bất cứ đâu với bất cứ ai.
Đôi bên không cần phải sắp xếp thời gian để gặp mặt nhau và đặc biệt có thể giải quyết những rào cản về khoảng cách địa lý. Thế nhưng để có thể giao tiếp qua điện thoại hiệu quả bạn không chỉ cần có những kỹ năng giao tiếp thông thường mà còn phải cần những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khác.
Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến
Vai trò của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại không chỉ là một hình thức giao tiếp với mục đích trao đổi thông thường. Giao tiếp qua điện thoại bây giờ đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống với nhiều mục đích khác nhau.
Một số mục đích có thể kể đến như là giao tiếp với khách hàng, đối tác, chăm sóc khách hàng, tư vấn hỗ trợ, giải đáp thắc mắc… Chính vì vậy cần phải có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thật tốt để có được những cuộc gọi hiệu quả nhất.
Vai trò kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là vô cùng quan trọng
Tình huống kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh
Trong kinh doanh, giao tiếp qua điện thoại trở thành một trong những hình thức giao tiếp không thể thiếu. Giao tiếp qua điện thoại với đối tác, khách hàng sẽ rất nhanh chóng và thuận tiện hơn những hình thức giao tiếp khác. Ngoài email, tin nhắn, mạng xã hội… thì giao tiếp qua điện thoại giúp cho việc trao đổi thông tin đạt hiệu quả hơn.
Xem thêm: Bỏ túi 5 bí kíp giao tiếp qua email tuyệt đỉnh
Giao tiếp điện thoại giúp giao tiếp khách hàng và đối tác nhanh chóng
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng
Khi bạn trao đổi với khách hàng qua điện thoại thì việc bạn làm thế nào để cho họ cảm thấy thoải mái và xây dựng được niềm tin và duy trì được mối quan hệ với họ là vô cùng khó. Chính vì vậy để làm hài lòng khách hàng thì bạn cần nắm vững một số nguyên tắc dưới đây:
- Không nên nhầm lẫn tên khách hàng. Nếu không biết tên hãy hỏi họ để tiện xưng hô
- Không nói những điều gây hiểu nhầm cho khách hàng
- Tránh chuyển cuộc gọi cho nhiều người để tránh loạn thông tin
- Hoàn thành xong một cuộc gọi rồi mới chuyển sang cuộc gọi khác
- Không đưa ra yêu cầu gọi lại sau và lãng quên nó
- Luôn thể hiện sự nhiệt tình và chân thành
- Luôn điềm đạm, bình tĩnh không tranh cãi với khách hàng
Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp với khách hàng giúp bạn thành công
Cần phải nắm vững những nguyên tắc giao tiếp với khách hàng
Trình bày kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nhận và người gọi
Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi nhận cuộc gọi bạn cần phải gây được ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên vì nó có thể ảnh hưởng để việc thành công của cuộc gọi.
Đừng để người gọi chờ máy quá lâu sẽ làm họ cảm thấy khó chịu ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp sau đó. Ngoài ra bạn cũng cần một số kỹ năng khác khi nhận cuộc gọi như là:
Đừng để người gọi độc thoại: Người gọi sẽ là người chủ động giao tiếp và trình bày nhiều hơn bạn. Để thể hiện rằng bạn lắng nghe tập trung thì bạn cần phải đưa ra những phản hồi để nêu lên ý kiến của bạn, bên cạnh đó bạn có thể đặt những câu hỏi để đôi bên có thể trao đổi nhiều hơn.
Giọng nói từ tốn vừa phải: Bạn hãy sử dụng tông giọng từ tốn vừa phải để có thể giúp người gọi cảm thấy thoải mái.
Thái độ vui vẻ, chân thành: Khi bạn thể hiện thái độ qua lời nói bạn cần phải thể hiện một thái độ vui vẻ, chân thành để cuộc giao tiếp trở nên thật thoải mái.
Tránh vừa nghe vừa ăn uống: Những âm thanh nhai thức ăn hay tiếng uống nước sẽ làm người ở đầu dây bên kia cảm thấy khó chịu và thể hiện rằng bạn thiếu tôn trọng họ, đang không tập trung nghe họ nói.
Chuẩn bị giấy bút đầy đủ: Để tránh quên những thông tin quan trọng như địa chỉ, số điện thoại… thì bạn cần có sẵn giấy bút để có thể ghi những thông tin đó lại
Không bất ngờ tắt máy hoặc gác máy: Nếu bạn có việc bận hay không có thời gian nghe hết cuộc trò chuyện đừng gác máy hoặc tắt máy bất chợt nó sẽ thể hiện sự thiếu lịch sự và không tôn trọng họ. Hãy từ chối cuộc gọi và bảo họ gọi lại sau một cách khéo léo.
Nhắc lại nội dung trò chuyện: Khi bạn nhắc lại nội dung trò chuyện điều đó chứng tỏ bạn nghe và hiểu đầy đủ nội dung hay vấn đề họ trình bày.
Cần phải làm cho người gọi cảm thấy thoải mái
Khi bạn là người gọi
Để có thể thực hiện cuộc gọi hiệu quả đầu tiên bạn cần chuẩn bị thật kỹ và phải lựa chọn thời điểm thích hợp để thực hiện cuộc gọi đi. Bạn phải chuẩn bị đầy đủ nội dung cũng như là tinh thần để cuộc gọi đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó bạn cần nắm rõ một số kỹ năng dưới đây:
Chào hỏi, giới thiệu và nêu mục đích gọi: Đây là việc đầu tiên để bắt đầu một cuộc gọi, bạn cần phải chào hỏi phù hợp với từng đối tượng giao tiếp rồi tiếp tục giới thiệu bản thân và mục đích cuộc gọi
Lựa chọn thời điểm gọi thích hợp: Hãy lựa chọn thời điểm gọi thích hợp để tránh trường hợp người nghe bận làm giảm chất lượng cuộc gọi nếu gọi đúng lúc họ bận hãy hẹn gọi lại vào đúng thời gian rảnh của họ
Giọng nói chậm rãi, rõ ràng: Khi bạn sử dụng giọng nói chậm rãi và rõ ràng sẽ làm người nghe cảm thấy dễ chịu
Chuẩn bị trước nội dung và tinh thần: Để có thể trao đổi thông tin đầy đủ không bị bỏ sót thì bạn cần chuẩn bị kỹ nội dung và bạn cũng cần phải chuẩn bị tinh thần tốt để có thể truyền tải đầy đủ nhất.
Không sử dụng từ ngữ chuyên môn hay từ ngữ địa phương: Việc sử dụng từ ngữ chuyên môn hay những từ ngữ địa phương có thể làm người nghe cảm thấy bối rối, khó hiểu và có thể dẫn tới hiểu nhầm.
Tạm biệt kèm lời chúc: Khi kết thúc cuộc gọi bạn nên chào tạm biệt họ kèm với một lời chúc để thể hiện sự chân thành và tạo thiện cảm với người nghe.
Hãy chuẩn bị thật kỹ và lựa chọn thời điểm gọi phù hợp
Vừa rồi là bài viết về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn có thể nâng cao được kỹ năng của bản thân. Nếu muốn đọc thêm nhiều bài viết bổ ích khác bạn có thể tìm đọc trên thanhnienvietnam.edu.vn nhé!
