Để quản lý thời gian được dễ dàng hơn hiện nay người ta thường dùng các mô hình quản lý thời gian. Phổ biến nhất trong số đó chính là ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn áp dụng ma trận quản lý thời gian nhé!
Table of Contents
Ma trận quản lý thời gian là gì?
Ma trận quản lý thời gian là phương pháp quản lý hiệu quả, ma trận giúp xác định những việc cần ưu tiên, loại bỏ những công việc quản lý cần thiết.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hay mô hình quản lý thời gian Eisenhower được tạo ra bởi vị tổng thống 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Hiểu đơn giản là ma trận này giúp bạn hình dung nên làm gì trước, nên làm gì sau và không nên làm cái gì.
Xem thêm: Nguyên tắc quản lý thời gian giúp bạn “hack” thời gian
Ma trận quản lý thời gian là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
4 cấp độ quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được chia thành 4 cấp độ như sau:
- Việc quan trọng và khẩn cấp
- Việc quan trọng và không khẩn cấp
- Việc không quan trọng và khẩn cấp
- Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Ma trận Eisenhower gồm 4 cấp độ
Việc khẩn cấp và quan trọng
Đây là những việc phải làm ngay lập tức, các công việc nhóm này chiếm khoảng 15 – 20% thời gian để làm và có các dấu hiệu:
- Xảy ra bất ngờ, vấn đề khủng hoảng
- Không còn thời gian để hoãn
- Các công việc còn sót lại
Việc quan trọng và không khẩn cấp
Đây là những công việc phải sắp xếp thời gian để làm, các công việc nhóm này thường chiếm 60 – 65% thời gian để làm. Khi hoàn thành các công việc quan trọng, khẩn cấp bạn hãy tiếp tục công việc này không nên trì hoãn nó quá lâu.
Việc không quan trọng và khẩn cấp
Đây là những công việc nên được giải quyết sớm nhanh chóng và có thể ủy thác cho người khác làm, các công việc nhóm này chiếm 10 – 15% thời gian làm việc. Những công việc ở nhóm này có những dấu hiệu sau:
- Không thuộc trách nhiệm của mình
- Phát sinh từ những công việc nhỏ
- Phản hồi email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn
Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Những công việc không nên để chiếm quá nhiều thời gian và chỉ dành 5% thời gian để giải quyết hoặc có thể bỏ qua. Một số công việc có thể kể đến như là:
- Tán gẫu cùng bạn bè
- Giải trí
- Cuộc gọi kéo dài
- Những việc vô bổ không mục đích
Các bước sử dụng sơ đồ ma trận quản lý thời gian của Eisenhower
Để áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower thì cần 3 bước đơn giản sau:
- Bước 1: Liệt kê và lập danh sách các công việc cần làm tránh bỏ sót công việc
- Bước 2: Sắp xếp công việc vào 4 nhóm đã trình bày ở trên
- Bước 3: Làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm:
- Việc quan trọng và khẩn cấp
- Việc quan trọng và không khẩn cấp
- Việc không quan trọng và khẩn cấp
- Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Áp dụng 3 bước của mô hình Eisenhower
Tham khảo mô hình quản lý thời gian hiệu quả khác
Bên cạnh mô hình ma trận Eisenhower thì còn 1 số mô hình quản lý thời gian khác mà bạn có thể tham khảo.
Mô hình 5A trong quản lý thời gian
Mô hình 5A gồm 5 chữ A là Aware, Analyse, Attack, Assign, Arrange.
- Aware (Nhận biết): Nhận biết việc quan trọng và cần thiết trong công việc. Giai đoạn này bạn cần phải xác định mục tiêu cụ thể.
- Analysis (Phân tích): Phân tích công việc cần làm để làm việc có kế hoạch, hiệu quả hơn.
- Attack (“Ăn cắp thời gian”): Bạn cần phải xác định và loại bỏ những việc “ăn cắp thời gian” của bạn
- Assign (Thứ tự ưu tiên): Lập thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Arrange (Lập kế hoạch): Lập kế hoạch cụ thể để giải quyết công việc
Mô hình 5A trong quản lý thời gian
Mô hình Pomodoro (4 góc phần tư)
Phương pháp Pomodoro hay 4 góc phần tư giúp bạn tập trung tối đa trong công việc và nghỉ ngơi hợp lý.
Nguyên tắc của mô hình Pomodoro như sau:
- Mỗi lần làm việc tập trung cao độ trong 25 phút
- Chỉ làm 1 việc duy nhất trong 1 chu kỳ áp dụng mô hình
- Nếu bị gián đoạn thì chu kỳ được tính lại từ đầu
- Nếu công việc hoàn thành sớm thì bạn vẫn phải tập trung kiểm tra lại để đạt kết quả tối ưu
Thứ tự thực hiện sẽ như sau:
- Quyết định công việc
- Đặt đồng hồ đếm giờ 25 phút cho 1 chu kỳ
- Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi hết 1 chu kỳ
- Nghỉ 3 – 5 phút sau mỗi chu kỳ
- Sau 4 chu kỳ thì có thể nghỉ 15 – 30 phút.
Hiểu rõ nguyên tắc và thực hiện theo thứ tự
Mô hình SMART
Mô hình SMART là viết tắt của Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-related.
- Specific (Cụ thể): Kế hoạch của bạn có cụ thể, chi tiết không?
- Measurable (Đo lường được): Kế hoạch có thể đo lường được không?
- Achievable (Tính khả thi): Kế hoạch có thực hiện được không và mục tiêu có khả thi không?
- Relevant (Tính liên quan): Liệu kế hoạch này có liên quan đến các kế hoạch khác không?
- Time-bound (Thời gian thực hiện): Thời gian thực hiện kế hoạch là bao lâu?
Mô hình SMART trong quản lý thời gian
Mô hình 9 ô vuông
Phương pháp 9 ô vuông tức là bạn chia 1 ngày của bạn thành 9 ô gồm:
- 1 ô ở giữa viết ngày tháng, thời tiết
- 8 ô còn lại viết về những mục tiêu và kế hoạch trong ngày của mình
Mô hình quản lý thời gian PDCA
Mô hình quản lý thời gian cuối cùng đó là PDCA là Plan, Do, Check, Action.
- Plan (Kế hoạch): Lên một kế hoạch cụ thể, chi tiết
- Do (Làm): Thực hiện kế hoạch đó
- Check (Kiểm tra): Kiểm tra kế hoạch có vấn đề gì không?
- Action (Hành động): Sửa chữa kế hoạch bằng hành động cụ thể
Mô hình PDCA trong quản lý thời gian
Trên đây là bài viết giúp bạn áp dụng ma trận quản lý thời gian, mô hình quản lý thời gian để quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể tìm đọc nhiều bài viết bổ ích khác trên thanhnienvietnam.edu.vn nhé!
