T7, 08 / 2022 3:46 chiều | dont0412-hupgmail-com

Thời gian là thứ hàng hóa đắt giá nhất vì vậy bạn không thể để mất đi dù chỉ là 1 giây hay 1 phút. Nếu bạn không biết cách quản lý thời gian thì bạn đang đánh mất đi những tài sản quý báu của chính mình. Chính vì vậy qua bài viết này chúng tôi sẽ chỉ cho bạn nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả nhất nhé!

Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu rõ ràng

Bất kỳ bạn làm công việc gì để nó có ý nghĩa thì đều cần phải có mục tiêu. Việc xác định rõ ràng mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực để làm việc và biết phải làm những công việc gì. Từ đó bạn sẽ dễ dàng xây dựng nội dung công việc và lên kế hoạch để đạt được mục tiêu.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-2

Xác định mục tiêu và lên kế hoạch

Lên danh sách việc cần phải làm

Sau khi đã xác định mục tiêu rõ ràng bạn cần phải suy nghĩ những việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó. Hãy liệt kê thật đầy đủ và tránh bỏ sót công việc. Hãy bắt đầu bằng những công việc lớn sau đó chia ra thành nhiều công việc nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-3

Liệt kê đầy đủ công việc cần làm

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Sau khi đã lập được danh sách đầy đủ các công việc hãy phân nhóm những công việc đó theo mức độ ưu tiên. Khi bạn nắm rõ mức độ ưu tiên của từng công việc sẽ giúp bạn biết bạn cần phải làm gì trước và làm gì sau. 

Ngoài ra khi bạn biết mức độ ưu tiên của công việc bạn có thể loại bỏ được một số công việc không thực sự cần thiết gây tốn thời gian của bạn.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-4

Tham khảo ma trận Eisenhower để phân nhóm công việc

Lên kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý

Sau khi bạn đã có mục tiêu, nội dung công việc, thứ tự công việc thì bạn cần phải gắn những thứ đó với yếu tố thời gian để lên kế hoạch. Hãy lên kế hoạch thật chi tiết, cụ thể và phân bổ thời gian hợp lý. 

Tránh việc phân bổ quá ít thời gian gây áp lực hoặc phân bổ quá nhiều thời gian khiến có quá nhiều thời gian chết không cần thiết.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-5

Lập kế hoạch phân bổ thời gian hợp lý

Linh hoạt thay đổi trong thực tế

Trong thực tế khi thực hiện kế hoạch sẽ có những biến số làm cho kế hoạch của bạn đi chệch hướng. Những biến số đó có thể do thị trường, đối thủ hay những yếu tố khác. Chính vì vậy tùy theo tình hình thực tế bạn hãy linh hoạt thay đổi kế hoạch sao cho phù hợp nhất.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-6

Linh hoạt thay đổi kế hoạch cho phù hợp

Đảm bảo tính logic và khoa học

Để đảm bảo quản lý thời gian hiệu quả bắt buộc kế hoạch phải có tính logic và khoa học. Bạn nên tham khảo sách, tài liệu, trên internet … và học hỏi từ những người có kinh nghiệm, người thành công… để có bản kế hoạch logic, khoa học và phù hợp nhất. 

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-7

Sắp xếp công việc logic và khoa học

Hạn chế thời gian “chết”

Thời gian “chết” quá nhiều sẽ khiến bạn trở nên lười biếng và thiếu động lực làm việc. Vì vậy bạn phải hạn chế tối đa thời gian “chết” để hoàn thành công việc đúng kế hoạch. Tuy nhiên bạn cũng cần phải cho cơ thể được nghỉ ngơi để có thể có năng suất làm việc cao nhất.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-8

Hạn chế tối đa thời gian “chết” 

Lựa chọn quan trọng hơn sự cố gắng

Nếu bạn không biết những phương pháp làm việc hiệu quả sẽ dẫn đến bạn tốn rất nhiều thời gian cho công việc đó. Bạn phải luôn tìm tòi học hỏi những phương pháp làm việc với năng suất tối ưu và tốn ít thời gian nhất. 

Hãy tìm và lựa chọn những phương pháp làm việc hiệu quả thay vì đổ quá nhiều công sức vào những phương pháp gây tốn nhiều thời gian và công sức. 

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-9

Hãy lựa chọn con đường ngắn nhất để hoàn thành công việc

Quy tắc quản lý thời gian 

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian (Pareto)

Nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian do một nhà kinh tế người Ý tên là Pareto nghiên cứu ra. Nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian cho rằng 80% thành quả được tạo bởi 20% hành động có giá trị.

Áp dụng quy tắc này thì 20% công việc quan trọng sẽ mang lại 80% hiệu quả. Nên bạn cần phải tập trung vào những công việc quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-10

Quy tắc Pareto trong quản lý thời gian

Quy luật Parkinson trong quản lý thời gian

Quy luật Parkinson chỉ ra rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó. Hiểu đơn giản là nếu bạn dành nhiều thời gian cho một công việc thì càng tốn nhiều công sức để làm hoàn chỉnh, chỉn chu công việc đó.

Ví dụ sếp giao cho bạn một công việc mà bạn chỉ cần 1 ngày là hoàn thành nhưng sếp bạn lại cho bạn 3 ngày. Bạn sẽ chần chừ không làm hoặc làm thêm cái này cái kia khiến công việc trở nên phức tạp hơn.

Chính vì vậy bạn phải quản lý thời gian cho mỗi công việc hiệu quả. Bạn phải tạo áp lực thời gian cho mình đừng xin gia hạn deadline công việc trừ trường hợp bất đắc dĩ.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-11

Quy luật Parkinson trong quản lý thời gian

Quy tắc M.I.T (Most Important Tasks)

Phương pháp M.I.T hay là phương pháp việc quan trọng nhất nhấn mạnh chỉ tập trung vào từ 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày. Những việc này bạn cần phải làm đầu tiên trong ngày và nếu làm xong thì bạn sẽ có cảm giác là ngày hôm đó thành công.

Phương pháp này giúp bạn sắp xếp thời gian và định hướng tốt hơn làm giảm áp lực của bản thân trong 1 ngày.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-12

Chỉ tập trung 1-3 đầu việc quan trọng nhất

Quy tắc 40-30-20-10

Quy tắc 40-30-20-10 cụ thể như sau:

  • 40% thời gian cho những công việc quan trọng nhất
  • 30% thời gian cho những công việc quan trọng thứ 2
  • 20% thời gian cho những công việc quan trọng thứ 3
  • 10% thời gian làm tất cả mọi thứ còn lại

Quy tắc này áp dụng khi bạn có quá nhiều công việc ưu tiên. Để hoàn thành công việc bạn cần hoàn thành 2 công việc đầu tiên chiếm 70%. Để có thể thành công trong công việc bạn cần phải hoàn thành 3 công việc chiếm 90%. 

Bạn cần phải biết cách sắc xếp thứ tự ưu tiên công việc hợp lý để đạt được năng suất cao nhất.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-13

Quy tắc 40-30-20-10 áp dụng khi bạn có nhiều công việc ưu tiên

Quy tắc 4D

Quy tắc 4D gồm Do, Dump, Delegate, Defer:

  • Do (Làm): Làm những công việc quan trọng nhất và không trì hoãn
  • Defer (Hoãn lại): Những việc không thực hiện ngay được phải hoãn lại phải ghi lại và lên kế hoạch làm việc đó
  • Delegate (Giao việc): Giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
  • Delete (Từ bỏ): Loại bỏ những công việc không cần thiết, tốn thời gian

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-14

Quy tắc 4D quản lý thời gian

Quy tắc 2 phút (The 2-Minute Rule)

Quy tắc 2 phút nói rằng nếu việc gì bạn cảm thấy có thể làm trong 2 phút thì nên làm ngay, không trì hoãn. Khi có việc gì đó thay vì hỏi “Có nên làm việc đó hay không?” hãy hỏi “Việc này có làm được trong vòng 2 phút không?” nếu được hãy làm luôn còn nếu không thì ghi vào sổ và làm sau.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-15

Nếu việc gì dưới 2 phút thì làm ngay

Quy tắc làm theo nhóm (Batching)

Quy tắc Batching có nghĩa là những việc không cần thiết làm sau bạn có thể làm theo nhóm. 

Ví dụ thay vì trả lời email dàn trải cả ngày bạn có thể dành ra 1-2 tiếng để trả lời tất cả email.

nguyen-tac-quan-ly-thoi-gian-16

Những việc làm sau có thể làm theo nhóm

Trên đây là bài viết nguyên tắc quản lý thời gian giúp bạn “hack” thời gian. Nếu muốn đọc thêm nhiều bài viết hay khác bạn có thể truy cập thanhnienvietnam.edu.vn nhé!

Bài viết cùng chuyên mục