Để làm bất kỳ công việc gì thì chúng ta đều cần một kế hoạch để chuẩn bị, thực hiện và kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc đó. Chính vì vậy bạn phải biết những yêu cầu khi lập kế hoạch, nguyên tắc lập kế hoạch, nội dung lập kế hoạch… Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn 6 phương pháp kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả dành cho bạn.
Table of Contents
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Khái niệm
Khái niệm lập kế hoạch: Lập kế hoạch là gì hay thế nào là lập kế hoạch? Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn, xây dựng các phương thức hành động để đạt được các mục tiêu.
Bản chất của việc lập kế hoạch là xác định cụ thể, chi tiết những việc cần làm, làm như thế nào, ai là người làm việc đó, khi nào làm, làm trong thời gian bao lâu…
Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp mọi công việc theo mức độ gắn trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng lập kế hoạch nhằm mục đích giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát được thời gian và hiệu quả công việc.
Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch: Bạn đang trong bộ phận Marketing của 1 công ty, sắp tới công ty cho ra mắt sản phẩm mới thì lúc đó bạn cần phải biết cách lập kế hoạch chiến dịch marketing cho sản phẩm đó.
Liên hệ thực tiễn kỹ năng lập kế hoạch thì bạn không chỉ lập kế hoạch cho công việc như dự án, chương trình, chiến dịch truyền thông… mà bạn còn phải lập kế hoạch cho cá nhân, tập thể như là một buổi họp lớp, dã ngoại, du lịch, hẹn hò…
Kỹ năng lập kế hoạch là một kỹ năng mềm trong cuộc sống
Tại sao phải lập kế hoạch? Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch
Vì sao phải lập kế hoạch? Vai trò của lập kế hoạch là rất quan trọng trong công sống cũng như là công việc. Lợi ích của việc lập kế hoạch:
- Giúp bạn đưa ra hướng đi cụ thể để nhanh chóng đạt mục tiêu
- Đưa ra những phương án tối ưu nhất và giúp bạn xác định tính khả thi
- Đưa ra những biện pháp khắc phục rủi ro gặp phải
Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch là giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho công việc, lường trước được những rắc rối có thể xảy ra để chủ động giải quyết. Mục đích của kỹ năng lập kế hoạch:
- Quản lý thời gian khoa học, sắp xếp công việc ưu tiên, tránh bỏ sót và chồng chéo công việc
- Xác định mục tiêu và tập trung cho mục tiêu đó
- Xây dựng óc quan sát, tư duy logic
- Hiểu rõ tiến trình và đưa ra các giải pháp đẩy nhanh tốc độ
- Đánh giá hiệu quả và đưa ra các biện pháp cải thiện
- Khi lập kế hoạch tốt dẫn đến làm việc hiệu quả mở ra con đường thăng tiến trong sự nghiệp
Kỹ năng lập kế hoạch giúp làm việc hiệu quả
Phương pháp xác định nội dung công việc (5W1H2C5M)
Phương pháp 5W1H2C5M giúp bạn biết được những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng lập kế hoạch. Các bước lập kế hoạch bằng phương pháp này như sau:
Phương pháp 5W-1H-2C-5M
Xác định 5W
When – Where – Who: Bạn cần xác định thời gian (When), địa điểm (Where) và ai là người thực hiện công việc đó (Who). Khi bạn lập kế hoạch cần phải biết cách lựa chọn thời gian, địa điểm hợp lý và người làm công việc phù hợp nhất.
Why: Bạn cần phải xác định được mục tiêu. Bạn hãy đặt ra một số câu hỏi tại sao bạn cần làm công việc này? ý nghĩa của công việc này? nếu không làm công việc này có ảnh hưởng gì không? Trả lời các câu hỏi để giúp bạn có thể đánh giá được hiệu quả công việc sau này.
What: Sau cùng bạn cần phải xác định công việc đó là gì và cần phải có tìm hiểu để có thể hiểu rõ về công việc đó. Khi bạn nắm rõ được công việc thì việc bạn thực hiện nó sẽ dễ dàng hơn.
Xác định 1H
How: Bạn cần phải xác định phương pháp bạn cần để thực hiện công việc đó là gì và bạn cần những công cụ gì để thực hiện công việc đó.
Xác định phương pháp với 2C
Control: Kiểm soát kế hoạch để nó đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra là rất quan trọng. Công việc nào cũng cần phải cải thiện và hoàn thiện từng bước. Kiểm soát công việc cần phải xảy ra liên tục từ đó kịp thời thay đổi dựa trên tình hình thực tế.
Check: Bạn cần phải kiểm tra, giám sát tiến độ công việc. Bạn cần phải xác định tần suất kiểm tra, công cụ kiểm tra, cách thức kiểm tra… để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng.
Xác định nguồn lực với 5M
Man: Cần phải xác định rõ nguồn nhân lực hiện có và cần để thực hiện công việc. Cần phải phân bổ nguồn nhân lực vào từng vị trí công việc 1 cách tối ưu nhất.
Money: Phải tính toán và ước lượng ngân sách cần cho công việc để tránh những thất thoát không đáng có. Ngoài ra cũng cần linh hoạt ngân sách trong thực tế vì không phải lúc nào cũng có thể ước lượng chính xác.
Material: Xác định nguyên vật liệu cần phải sử dụng cho dự án, xác định các nhà cung ứng, thời gian, phương thức vận chuyển, tồn kho…
Machine: Xác định máy móc, thiết bị, công cụ… cần thiết.
Method: Đưa ra những phương pháp thực hiện và chọn phương thức tối ưu để triển khai.
Phương pháp phân tích SWOT
SWOT là viết tắt của Strengths (Điểm mạnh), Weakness (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức). Phương pháp phân tích SWOT là một phần của quy trình lập kế hoạch. Bạn có thể tham khảo mẫu lập kế hoạch phân tích SWOT dưới đây:
Mẫu lập kế hoạch phân tích SWOT
Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)
Sơ đồ PERT là biểu đồ mô tả tiến trình một dự án. Sơ đồ mạng lưới PERT bao gồm trình tự hoạt động, thời gian, chi phí liên quan từng hoạt động. Người lập kế hoạch phải thông qua những gì đã thực hiện để xác định các yếu tố phụ thuộc nhau hay xác định các điểm rắc rối tiềm ẩn.
Hướng dẫn lập kế hoạch bằng sơ đồ mạng lưới PERT:
Bước 1: Liệt kê danh sách những công việc chủ yếu cần thực hiện để đạt mục tiêu. Mỗi công việc sẽ là một sơ đồ mạng nhỏ, có thể bao gồm những công việc nhỏ hơn.
Bước 2: Thiết lập thứ tự ưu tiên các công việc cần thực hiện.
Bước 3: Bắt đầu vẽ biểu đồ thực của các công việc từ khởi đầu cho đến khi kết thúc theo mối quan hệ của chúng với nhau.
Bước 4: Tính toán thời gian thực hiện cho mỗi công việc.
- Tính thời điểm sớm của sự kiện (TS)
- Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với TS1=0
- Sự kiện tiếp theo và tính theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.
Nếu chỉ có 1 công việc đi đến thì: TSJ = TSi + tij
Nếu có nhiều công việc đi đến thì: TSJ = max [(TSi + tij]; (TSH + tih);…]
- Tính thời điểm muộn của sự kiện (TM)
- Bắt đầu từ sự kiện cuối cùng với TMn= TSn
- Tính ngược lại sự kiện (n – 1), (n – 2),…, j,…., 1
Nếu có 1 công việc sau sự kiện đang xét thì: TMj = TMk – tik
Nếu có nhiều công việc sau sự kiện đang xét: TMj = min [(TMk – tik); (TMI – til]; (TMm – tim); …]
Bước 5: Xác định đường găng
- Điều kiện cần và đủ của đường găng đi qua các sự kiện găng và dài nhất.
- Xác định các sự kiện găng khi có dự trữ bằng 0: Di = TMi – TSi = 0
- Theo dõi các đường đi qua sự kiện găng sau đó tìm đường dài nhất.
Sơ đồ mạng lưới PERT trong lập kế hoạch
Phương pháp chuyên gia
Phương pháp chuyên gia (Professional solution) là phương pháp lập kế hoạch dựa trên các ý kiến chuyên gia để thực hiện các bước của công việc. Chuyên gia là người đưa ra các kiến nghị, lời khuyên cho người khác. Vì vậy phương pháp chuyên gia là phương pháp dựa trên hoạt động sáng tạo của các chuyên gia, nhà phân tích để lập kế hoạch.
Phương pháp chuyên gia lập kế hoạch dựa trên hoạt động của chuyên gia
Phương pháp Delphi
Phương pháp Delphi là phương pháp bao gồm 1 nhóm quá trình thực hiện nhằm đảm bảo việc nhất trí cao trong dự báo trên cơ sở tiến hành 1 cách nghiêm ngặt, năng động, linh hoạt việc nghiên cứu lấy ý kiến các chuyên gia.
Phương pháp được thực hiện theo các bước sau:
- Lựa chọn nhân sự
- Xây dựng câu hỏi điều tra lần đầu và gửi đến các chuyên gia.
- Phân tích câu trả lời, tổng hợp viết lại bảng câu hỏi
- Soạn thảo bảng câu hỏi lần 2 gửi tiếp cho các chuyên gia
- Thu thập, phân tích bảng trả lời lần 2
- Viết lại, gửi đi và phân tích kết quả điều tra
Từ kết quả phân tích để có thể lập một kế hoạch hoàn chỉnh.
Sử dụng phương pháp Delphi để lập kế hoạch
Phân tích chi phí – lợi ích (CBA)
Phân tích chi phí – lợi ích là một quá trình mà tổ chức có thể phân tích các quyết định, hệ thống, dự án hoặc xác định cho các tài sản vô hình. Mô hình được xây dựng bằng cách xác định lợi ích của một hành động cụ thể và các chi phí liên quan trừ đi các chi phí từ lợi ích.
5 Bước để thực hiện CBA:
Bước 1: Thiết lập một khung để phác thảo các tham số của phân tích
Bước 2: Xác định chi phí và lợi ích để phân loại theo từng hạng mục, mục đích
Bước 3: Tính toán chi phí và lợi ích trong suốt vòng đời giả định của dự án hoặc sáng kiến
Bước 4: So sánh chi phí và lợi ích với thông tin tổng hợp
Bước 5: Phân tích kết quả và đưa ra khuyến nghị, thông báo cuối cùng
Kết quả của CBA được sử dụng để lập kế hoạch phù hợp nhất.
Sử dụng CBA để đánh giá chi phí và lợi ích
Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất
Để lập kế hoạch hiệu quả thì bạn cần phải nắm rõ quy trình lập kế hoạch. Các bạn có thể tham khảo quy trình lập kế hoạch sau:
- Bước 1: Phân tích tình huống hiện tại
- Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt được
- Bước 3: Xây dựng kế hoạch
- Bước 4: Đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất
- Bước 5: Quyết định kế hoạch
Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhất mà bạn nên biết
Nắm rõ quy trình xây dựng kế hoạch
5 Lưu ý khi lập kế hoạch
Nắm rõ những lưu ý để có giải pháp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của bạn. 5 sai lầm phổ biến cần phải lưu ý khi lập kế hoạch có thể kể đến như là:
- Kế hoạch của bạn quá phi thực tế
- Mục tiêu thiếu nhất quán, rõ ràng
- Chỉ để ý kết quả, mục tiêu mà quên mất quá trình
- Thiếu phương án dự phòng
- Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách
Lưu ý 5 sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch
Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch
Yêu cầu của lập kế hoạch là lập được một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết, phù hợp với nguồn lực hiện có và đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
Để có thể lập được bản kế hoạch như vậy bạn cần phải cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bản thân. Một số cách giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch như sau:
- Suy nghĩ trên giấy và lập danh sách việc cần làm
- Hướng mọi người tập trung theo đuổi mục tiêu chung
- Tạo lịch trình cụ thể, chi tiết
- Ưu tiên các nhiệm vụ trong tầm tay
- Đặt ra các câu hỏi cụ thể
Áp dụng cách trên để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch
Trên đây là bài viết giúp bạn nâng cao kỹ năng lập kế hoạch. Bạn có thể vào website thanhnienvietnam.edu.vn để đọc thêm nhiều bài viết bổ ích khác nhé!
