Kỹ năng giao tiếp không chỉ có giao tiếp bằng lời nói hay ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp trực tiếp, điện thoại mà còn qua nhiều phương thức gián tiếp khác như nhắn tin, email… Kỹ năng giao tiếp qua email là không thể thiếu, ví dụ như gửi email xin việc, trao đổi công việc hay gửi cho khách hàng. Vì vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu và hoàn thiện kỹ năng giao tiếp qua email nhé!
Table of Contents
Kỹ năng giao tiếp qua email là gì?
Giao tiếp qua email là hình thức giao tiếp gián tiếp khá phổ biến hiện nay. Thay vì gửi thư tín truyền thống qua bưu điện, fax thì email tiện lợi hơn rất nhiều đặc biệt khi đính kèm các tệp tin khác nhau. Email dùng nhiều trong công việc thường để gửi cho đồng nghiệp, cấp trên, nhân viên, khách hàng, công ty, đối tác…
Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp gồm những gì?
Giao tiếp qua email là hình thức thư tín phổ biến hiện nay
Tại sao kỹ năng giao tiếp qua thư tín hay email lại quan trọng
Thời đại cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ làm cho nhu cầu sử dụng các hình thức giao tiếp gián tiếp như thư tín, email phát triển. Email giúp ta dễ dàng trao đổi thông tin, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian cũng như khắc phục được rào cản về địa lý.
Chính vì nhu cầu sử dụng ngày càng cao kỹ năng giao tiếp Email vô cùng quan trọng trong công việc. Ngoài ra giao tiếp qua email còn giúp bạn hoàn thiện hơn kỹ năng viết, diễn đạt và truyền tải thông tin.
Không những thế những email tốt về nội dung và chỉn chu về hình thức có thể là cách lấy lòng sếp khó tính và cả những khách hàng khó tính nhất.
Ngày nay nhu cầu giao tiếp email ngày càng cao
Xem thêm: Bí quyết giao tiếp nơi công sở được mọi người yêu quý
Nguyên tắc giao tiếp qua email giúp bạn thành công trong công việc
Xác định mục tiêu bằng 5W 1H
Để có được một email truyền tải được thông tin mà bạn muốn truyền tải cho người nhận thì không thể thiếu công đoạn chuẩn bị. Vì vậy bước đầu tiên không thể thiếu để bắt đầu viết một email đó là xác định mục tiêu của email hay thư tín. Bạn có thể xác định mục tiêu bằng phương pháp 5W 1H như sau
What: Bạn viết email về cái gì? (xin việc, trao đổi với đối tác, trao đổi với cấp trên…)
Why: Tại sao bạn lại viết email này?
Who : Bạn viết email này cho ai (công ty, khách hàng, sếp, đối tác…)
When: Email này viết trong thời điểm nào? (bắt đầu đi xin việc, bắt đầu trao đổi với khách hàng, thư cảm ơn khi kết thúc sự kiện…)
Where: Email này được gửi đến đâu? (Địa chỉ email của người nhận thư, chuyển tiếp)
How: Email được viết như thế nào? (Viết ngắn gọn, đầy đủ hay cần phải trình bày chi tiết thông tin)
Bước đầu tiên viết email là xác định mục tiêu bằng 5W1H
Đặt tiêu đề
Sau khi đã có mục tiêu đầy đủ thì bước tiếp theo phải đặt tiêu đề làm sao để thể hiện mục tiêu đó rõ ràng để người đọc có thể hiểu ngay thông tin bạn truyền tải. Việc đặt tiêu đề còn thể hiện sự chuyên nghiệp đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng hay đối tác. Hãy đặt theo cú pháp sau: [Tên công ty] Tiêu đề thể hiện mục đích email.
Ví dụ: [GCO GROUP] THƯ CẢM ƠN
Tiêu đề email giúp thể hiện rõ ràng thông tin cần truyền tải
Nội dung ngắn gọn, đầy đủ
Sau khi đặt tiêu đề thì tiếp theo là đến nội dung email. Nội dung email phải ngắn gọn, đầy đủ 3 phần:
- Lời chào
- Nội dung chính
- Lời chúc, cảm ơn và chữ ký
Lời chào thể hiện sự lịch sự và tôn trọng dành cho người nhận. Cần phải sử dụng từ ngữ phù hợp với người nhận. Nội dung chính cần ngắn gọn, đầy đủ đi vào trọng tâm và đính kèm tài liệu hay hình ảnh để làm rõ thêm nội dung.
Cuối cùng gửi lời chúc, lời cảm ơn để thể hiện tạo sự thiện cảm và ký tên kèm với thông tin liên hệ để người nhận có thể dễ dàng liên hệ lại nếu có thắc mắc.
Trình bày rõ ràng dễ hiểu
Ngoài nội dung email phải ngắn gọn, súc tích và đi vào trọng tâm thì khi trình bày email cũng cần phải thật rõ ràng, trực quan để người đọc có thể dễ dàng hiểu thông tin bạn muốn truyền tải.
Bạn có thể tách thành những đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng từng ý và in đậm hoặc sử dụng chữ màu đỏ với những nội dung cần nhấn mạnh. Tuyệt đối không được chèn icon vào nội dung email vì email thường mang tính chất nghiêm túc.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi
Bước cuối cùng trước khi gửi email hay thư tín thì đều cần phải kiểm tra thật kỹ lần cuối. Cần phải kiểm tra xem nội dung đã đầy đủ chưa, kiểm tra các lỗi sai chính tả, kiểm tra xem đã đính kèm đầy đủ tập tin tài liệu chưa… Cuối cùng cần phải kiểm tra thật kỹ xem đã đúng và đầy đủ người nhận chưa.
Lưu ý một số lỗi sai thường gặp
Trong khi viết thư tín nói chung và email nói riêng thì việc gặp phải những lỗi sai là chuyện hết sức bình thường. Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp giúp bạn nhận ra và dễ dàng khắc phục:
- Viết không dấu
- Lỗi chính tả
- Lỗi diễn đạt
- Sử dụng từ địa phương
- Về bố cục:
- Thiếu mở đầu: chào hỏi, giới thiệu bản thân
- Nội dung dài dòng, lan man không có trọng tâm, không đủ ý.
- Thiếu phần kết: Lời chúc, cảm ơn. chữ ký, thông tin liên hệ…
Trên đây là bài viết về kỹ năng giao tiếp qua thư tín và kỹ năng giao tiếp qua email. Để đọc thêm những bài viết bổ ích khác các bạn có thể tìm đọc trên website thanhnienvietnam.edu.vn nhé!
