Một ngày có 24h là cố định cho tất cả mọi người thế nhưng có những người làm được rất nhiều việc còn những người chỉ làm được rất ít việc. Những người làm nhiều việc là những người có các kỹ năng quản lý thời gian và thường là người thành công trong cuộc sống. Chính vì vậy bài viết này chúng tôi sẽ bật mí cho bạn kỹ năng quản lý thời gian của người thành công để bạn có thể áp dụng nhé!
Table of Contents
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Khái niệm quản lý thời gian: Quản lý thời gian là gì? Thế nào là quản lý thời gian? Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.
Nói đơn giản mục tiêu của việc quản lý thời gian giúp bạn tận dụng tối đa thời gian bạn có để thực hiện công việc một cách tối ưu nhất từ đó nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.
Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng mềm quan trọng trong cuộc sống, là quá trình lập kế hoạch chi tiết, cụ thể về khoảng thời gian cho các giai đoạn trong kế hoạch đó sao cho tối ưu và hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý thời gian để làm gì? Sự cần thiết phải quản lý thời gian là không phải bàn cãi. Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc hơn hay đạt hiệu suất công việc cao hơn.
Ngoài thời gian sinh hoạt, nghỉ ngơi, làm việc… thì bạn còn có thời gian cho việc bạn yêu thích hay có thời gian để trải nghiệm nhiều thứ từ đó phát triển bản thân.
Xem thêm: Nguyên tắc quản lý thời gian giúp bạn “hack” thời gian
Vai trò của việc quản lý thời gian là rất quan trọng trong cuộc sống
Thực trạng kỹ năng quản lý thời gian
Hiện nay công nghệ phát triển xuất hiện nhiều phần mềm, công cụ giúp bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn. Thế nhưng đi kèm với nó sẽ có nhiều thứ gây phân tâm, mất tập trung làm cho thời gian “chết” rất là nhiều.
Giới trẻ hiện nay tốn rất nhiều thời gian cho mạng xã hội như Facebook, Youtube, Tiktok… Mặc dù nhu cầu giải trí và sử dụng mạng xã hội là chính đáng nhưng không nên dành quá nhiều thời gian cho nó.
Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tập trung vào công việc và làm việc hiệu quả tránh bị phân tâm bởi những yếu tố gây mất tập trung hiện nay. Vì vậy vai trò của quản lý thời gian ngày càng được đề cao hơn.
Xem thêm: Cách quản lý thời gian học tập hiệu quả cho học sinh
Công nghệ phát triển nên có nhiều yếu tố gây phân tâm
Những lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
Lợi ích của việc quản lý thời gian: Vì sao phải quản lý thời gian? Tại sao phải quản lý thời gian? Lợi ích của quản lý thời gian có thể kế đến như là:
- Làm việc với năng suất cao hơn trong thời gian ngắn hơn
- Giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Biết chính xác những công việc cần thực hiện
- Nhanh chóng hoàn thành mục tiêu
- Giúp bạn luôn tự tin
- Tạo động lực tiền đề cho bạn bứt phá
- Có thời gian cho những công việc yêu thích
- Giảm stress và quá tải công việc
- Xây dựng tính kỷ luật cao cho bản thân
- Bỏ được những thói quen gây “chết” thời gian
Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời giúp bạn phát triển bản thân, hoàn thiện cho mình nhiều kỹ năng từ đó thành công trong con đường sự nghiệp của bản thân. Một số kỹ năng bạn sẽ có được khi có kỹ năng quản lý thời gian như là:
- Kỹ năng tư duy sắp xếp, tổ chức
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn thành công trong cuộc sống
10 kỹ năng mềm quản lý thời gian bạn cần biết để thành công
Thiết lập mục tiêu
Thiết lập những mục tiêu dài hạn, ngắn hạn có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn đã biết được bạn cần đi đến đâu và cần làm gì để đi đến đó bạn sẽ biết được cần bao nhiêu lâu để đạt được mục tiêu.
Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ luôn chủ động trong công việc từ đó thời gian của bạn sẽ được tận dụng tối đa.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Lập danh sách những công việc cần làm
Từ mục tiêu đã xác lập ở trên hãy liệt kê tất cả các công việc cần phải làm để đạt được mục tiêu đó. Sau đó sắp xếp các công việc theo ngày, tuần, tháng, năm. Việc này giúp bạn quản lý quỹ thời gian của mình và không mất thời gian nhớ mình cần phải làm gì và làm việc gì tiếp theo.
Lập danh sách tất cả công việc
Lập thời gian biểu theo ngày
Mỗi ngày sau khi đã hoàn thành công việc hãy dành 5 phút để lập thời gian biểu cho ngày hôm sau hoặc xem thời gian biểu hôm sau mà bạn đã lập trước đó.
Khi đã xem thời gian biểu những việc cần làm cho ngày hôm sau khi bắt đầu ngày làm việc hôm sau bạn sẽ ngay lập tức bắt tay vào công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và làm việc hiệu quả nhất.
Lập thời gian biểu công việc theo ngày
Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp
Quỹ thời gian của bạn luôn có giới hạn chính vì vậy bạn phải biết phân bổ thời gian cho hợp lý. Đặc biệt bạn phải ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp.
Bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower để có thể biết được ưu tiên làm việc gì trước việc gì sau.
Ma trận Eisenhower cho biết thứ tự ưu tiên công việc
Xây dựng lối sống tối giản
Nếu bạn là một người rườm rà trong công việc cũng như là cuộc sống thì bạn đang tốn rất nhiều thời gian vào những việc tưởng chừng đơn giản. Hãy tối giản mọi thứ xung quanh bạn từ đó bạn sẽ mở rộng được quỹ thời gian của bạn.
Tối giản mọi thứ xung quanh
Tận dụng thời gian trống
Đừng bao giờ để thời gian trôi qua một cách lãng phí hãy tận dụng tối đa thời gian bạn có. Ví dụ khi bạn đang ngồi chờ xe, tàu, máy bay… đừng ngồi chờ vô ích bạn có thể tận dụng nó để có thể cập nhật tin tức chuyên môn, đọc tài liệu, check email, xem lịch trình sắp tới…
Tận dụng tối đa thời gian
Không trì hoãn, không mất tập trung
Trì hoãn là chính là thứ đang giết chết thời gian của bạn. Bạn mất tập trung và tốn thời gian vào những công việc vô bổ sẽ dẫn đến hiệu suất công việc giảm và làm giảm bớt động lực làm việc của bạn.
Trì hoãn không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bạn mà còn ảnh hưởng đến của người khác.
Trái ngược với điều trên tập trung giúp bạn không lãng phí dù chỉ 1 giây hay 1 phút nào cả. Khi tập trung bạn nhanh chóng hoàn thành công việc của bạn và có nhiều thời gian để bạn làm việc khác.
Khi bạn hoàn thành công việc nhanh chóng nó còn giúp tiến độ của cả nhóm bạn được đẩy nhanh hơn.
Không trì hoãn và phải tập trung vào công việc
Tổng kết lại công việc
Sau mỗi một khoảng thời gian nhất định như là 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng hay 1 năm bạn hãy tổng kết lại xem bạn đã làm được những gì và đã đạt được mục tiêu bạn đặt ra chưa.
Từ đó bạn có thể đánh giá hiệu quả việc sử dụng thời gian của bạn. Nếu chỗ nào chưa hợp lý, khoa học hãy khắc phục nó để có thể tận dụng thời gian tốt hơn trong những lần tới.
Tổng kết công việc sau 1 thời gian làm việc
Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, khoa học
Nếu một bàn làm việc của bạn quá bừa bộn hay bạn sắp xếp các file trong máy tính lộn xộn bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm thứ mình cần.
Hãy dọn dẹp gọn gàng khu vực bàn làm việc của bạn, vứt bỏ những thứ không cần thiết có thể gây phân tâm trong quá trình làm việc. Sắp xếp ổ cứng máy tính một cách khoa học, logic nhất.
Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng và khoa học
Học hỏi từ những người thành công
Ngoài những phương pháp trên bạn có thêm tìm hiểu cách những người thành công trên thế giới quản lý thời gian của họ.
Bạn cũng có thể đọc 1 số cuốn sách để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn như là:
- Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss)
- Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen)
- Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey)
- Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty
- Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson)
Ngoài ra bạn có thể tham khảo một số phương pháp, nguyên tắc, quy tắc quản lý thời gian như là:
- Phương pháp M.I.T (Most Important Tasks)
- Phương pháp ma trận Eisenhower
- Phương pháp Pomodoro
- Phương pháp The 2-Minute Rule
- Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
- Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
- Nguyên tắc 80/20 (Pareto)
- Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Học cách quản lý thời gian của những người thành công
Trên đây là bài viết về kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn trở thành người thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Để đọc thêm nhiều bài viết khác bạn có thể đọc trên thanhnienvietnam.edu.vn nhé!
